Garantizar una buena comunicación entre equipos de trabajo que no comparten un mismo espacio físico supone un gran reto para las empresas actuales, que afrontan desafíos como la implantación del teletrabajo o la coordinación entre oficinas repartidas por distintas ubicaciones.
Por ello, herramientas como Webex de Cisco emergen como un recurso imprescindible para los nuevos modelos de trabajo en remoto o híbrido que se están extendiendo en la actualidad.
¿Qué es Webex de Cisco?
Para definir qué es Webex podemos decir que es un conjunto de aplicaciones, herramientas y servicios para facilitar el trabajo colaborativo online.
Así, la plataforma de Cisco Systems ofrece a empresas y organizaciones los recursos que precisan para organizar videoconferencias o reuniones en línea, disponer de mensajería chat interna, poder utilizar llamadas VoIP o beneficiarse de funcionalidades tan valiosas como compartir pantallas.
Con todo ello, la plataforma Webex hace una contribución decisiva para poder simplificar la comunicación y colaboración de equipos de trabajo desde distintos entornos, ya sea porque la totalidad o parte del personal esté teletrabajando, o porque se trate de empresas con oficinas en distintas ubicaciones geográficas.
Además, Webex aporta múltiples recursos y funcionalidades muy interesantes que van desde las pizarras virtuales hasta la grabación de reuniones. Mientras que su compatibilidad con toda la gama de dispositivos y sistemas operativos permite a los usuarios emplear la herramienta desde cualquier terminal autorizado: ordenador, tablet, smartphone, etc.
Al margen de todas estas soluciones que ofrece Webex para facilitar el trabajo colaborativo de los equipos (Webex Meeting), también hay una herramienta específica para organizar webinars y eventos (Webex Webinars, que ahora integra a la antigua Webex Events).
¿Cómo funciona Webex?
Webex funciona mediante una combinación de tecnologías en la Nube, aplicaciones y software cliente, esto es que se conecta a un servidor para obtener los servicios y recursos que luego se ejecutarán en el dispositivo del usuario.
El funcionamiento de Webex es muy sencillo e intuitivo, ya que tan solo requiere crear una cuenta de registro, y a partir de ahí se pueden obtener las funcionalidades básicas de la versión gratuita para organizar reuniones.
Tras completar el registro, es posible acceder a la plataforma de Webex desde la aplicación de escritorio, el sitio web o la App móvil. Y una vez en la herramienta, el organizador tan solo debe establecer los datos básicos de la reunión como fecha, hora y el tema de la misma. Mientras que ya de manera opcional pueden personalizarse los detalles de audio y video.
Tras crear la reunión, se genera un link de un único uso y una ID. Después, ya solo se trataría de ir invitando a los participantes vía email, la mensajería interna de la plataforma o cualquier otro canal. El resto de usuarios puede ingresar tanto con el enlace o el identificador proporcionados como con una llamada telefónica, en el caso que se habilite un número de acceso.
Entre las funcionalidades más interesantes que ofrece Webex Meeting para las reuniones destacan:
- Posibilidad de comunicarse por videoconferencia, llamadas de voz y chat de texto, con opción de encender o apagar las cámaras y micrófonos a preferencia de los usuarios.
- Recursos para facilitar la comunicación y el trabajo colaborativo: los integrantes de los equipos pueden compartir su pantalla, contenidos multimedia, documentos, etc. Y también, disponen de elementos como pizarras virtuales para hacer presentaciones, tormentas de ideas, etc.
- Grabación de reuniones: con Webex las reuniones pueden grabarse para repasar luego algún aspecto sobre el que existan dudas, o para tener al tanto de lo abordado a algún miembro del equipo no haya podido asistir. Además, las sesiones pueden ser transcritas e incluso traducidas.
¿Cómo sacarle el máximo partido a la plataforma de Webex?
Una vez que hemos abordado qué es Webex, cómo funciona y los recursos que ofrece, solo nos quedaría dar algunos tips para sacarle el máximo partido a la plataforma:
1- Familiaridad con las herramientas
A pesar de que Webex destaca por ser una plataforma muy intuitiva, siempre es necesario tomarse un tiempo para conocer todas las posibilidades que brinda. Pese a que en este tipo de herramientas sea el uso frecuente el que facilite familiarizarse con todas sus potencialidades. En este sentido, ayuda mucho que la adaptación de los equipos sea sencilla, dado también el background existente con estas tecnologías por la extensión forzada del trabajo en remoto en su momento por los motivos que todos sabemos.
2- Aplicar configuraciones personalizadas
En Webex pueden configurarse a medida las opciones de video y audio. Si bien, siempre va a resultar importante la calidad de la cámara web o disponer de micrófonos con cancelación de ruido y auriculares. Hay que valorar que un espacio de trabajo bien equipado es clave para mejorar la experiencia de usuario con una plataforma de estas características.
3- Aprovechar las integraciones
Webex se integra con otras aplicaciones y servicios, desde Google Calendar para agendar las reuniones hasta Slack para mensajería, lo que permite simplificar la planificación de reuniones y agilizar la comunicación entre los integrantes de los equipos.
4- Optar por la suscripción Business de Webex Meetings
El plan Business de Webex Meetings sale por unos 20 euros al mes, y ofrece varias ventajas para poder sacarle el máximo partido a la plataforma. Así, posibilita organizar reuniones de hasta 100 personas por tiempo casi ilimitado (24 horas), y además da acceso a Slido, una aplicación integrada en Webex y enfocada hacia la obtención de feedback para mejorar la interacción de los equipos; mediante sondeos, encuestas, formularios de preguntas y respuestas, etc.
También, la versión Business de Webex Meetings incluye recursos interactivos adicionales; funcionalidades avanzadas para la reducción de ruidos ambientales y optimización del audio de voz; posibilidad de organizar reuniones sobre la marcha así como varias a la vez; grabaciones con subtítulos y puntos destacados en inglés, francés, alemán o español; y la opción de designar uno o más coorganizadores que ayuden en la administración de las reuniones.
Esperamos haber aclarado qué es Webex y cómo se le puede sacar el máximo partido a la plataforma de Cisco Systems, uno de los proveedores tecnológicos líderes del mercado, desde en soluciones de software y servicios en la Nube hasta en hardware de red, como el que distribuimos en Innercomm Technologies tanto nuevo como reacondicionado, a los mejores precios y con todas las garantías.
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